Profil de conformité UE

Le profil UE : une surveillance qui reste visible et limitée

Les licences des clients situés dans l’UE et l’EEE, au Royaume-Uni et en Suisse reçoivent par défaut le profil de conformité UE de MonBuddy. Il fait partie de la licence signée numériquement et fixe des limites qu’aucun administrateur ne peut désactiver. Il est conçu pour faciliter une utilisation conforme au RGPD ; il ne remplace pas votre propre analyse juridique.

Ce que le profil UE impose

Les règles proviennent de la licence signée et sont appliquées par le serveur Core et par l’Agent de chaque ordinateur.

L’icône ne peut pas être masquée

Sur chaque ordinateur suivi, l’icône MonBuddy est toujours présente dans la zone de notification de la barre des tâches. Le fonctionnement caché n’existe pas : aucun réglage de MonBuddy ne peut masquer l’icône, et l’Agent l’y maintient lui-même. Comme toute icône de cette zone, Windows peut l’afficher dans la zone de dépassement, selon les paramètres de la barre des tâches.

Hors des heures de travail : temps actif et inactif uniquement

En dehors des horaires de travail définis dans la Console (par défaut du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h 30), seuls le temps actif et le temps inactif sont conservés : ni programmes, ni titres de fenêtre, ni adresses web, ni compteurs de frappes ou de souris, ni captures, ni vue en direct, ni événements USB ou d’impression. Cette règle ne peut pas être désactivée, même pour un service.

Conservation plafonnée

Les captures sont conservées 90 jours au plus, les données d’activité et les alertes 365 jours au plus. Des durées plus courtes sont possibles ; une conservation illimitée ne peut pas être choisie. Ces limites s’appliquent aux données courantes du Core : les sauvegardes chiffrées gardent leur copie jusqu’à ce que vous les supprimiez.

Ni contenu des frappes, ni webcam, ni microphone

MonBuddy n’enregistre jamais ce qui est saisi, seulement le nombre de frappes, et ne comporte aucun enregistrement par webcam ou microphone. Avec le profil UE, la licence bloque en plus ces capacités et le mode caché, quel que soit le reste de son contenu.

Comment fonctionne le profil

Partie intégrante de la licence signée

Le profil est inscrit dans votre licence, et le serveur de licences signe numériquement chacune de ses réponses. Le Core vérifie la signature et applique le profil. La Console se contente d’afficher le profil ; elle n’a pas d’interrupteur pour le modifier.

Qui le reçoit

Par défaut, toute licence émise pour un client situé dans l’un des 27 États membres de l’UE, en Islande, au Liechtenstein, en Norvège, au Royaume-Uni ou en Suisse. Le Royaume-Uni et la Suisse ont leurs propres lois sur la protection des données (le RGPD britannique et la loi suisse sur la protection des données) ; le profil y est le même. Les licences pour les autres pays reçoivent le profil standard, dans lequel le client règle lui-même la conservation et la règle hors des heures de travail.

Modifier le profil

Sur demande documentée, nous pouvons modifier le profil d’une licence donnée. La clé de licence reste la même, et le Core applique le changement lors de son prochain contrôle de licence en ligne, en quelques minutes ; avec une licence hors ligne, dès que vous importez le nouveau fichier de licence. Le renouvellement ou l’extension d’une licence ne modifie jamais son profil.

Dans la démo de 7 jours aussi

La démo de 7 jours qu’un Core installé sans clé demande lui-même fonctionne toujours avec le profil UE : vous voyez ainsi comment le profil fonctionne avant d’acheter. Une démo émise au nom du client et une licence achetée, y compris une démo devenue payante, reçoivent le profil du pays du client.

Dans chaque licence

Ces fonctions de protection de la vie privée ne dépendent pas du profil.

Les captures sont chiffrées dès l’ordinateur suivi. Les captures, les adresses web et les données d’activité sont stockées sur votre propre serveur ; le fournisseur de MonBuddy ne les reçoit pas. Exception : les alertes de la Console envoyées par e-mail, lorsqu’elles passent par le relais de messagerie de MonBuddy. Elles transitent alors par notre serveur avec leur contenu, par exemple, pour une alerte de gravité élevée, le nom de l’ordinateur, l’utilisateur Windows et le terme détecté.
Un journal des accès indique qui a ouvert les données de quel ordinateur.
Tout ce qui est conservé sur les comptes Windows d’un salarié peut être exporté et effacé (articles 15 et 17 du RGPD). L’effacement porte sur les données courantes du Core ; les sauvegardes gardent leur copie jusqu’à ce que vous les supprimiez.
Programmes et sites exclus, floutage des captures (activé par défaut avec le profil UE) et règles par service, par exemple sans captures ni vue en direct.
Les événements USB et d’impression ne sont enregistrés que si vous les activez.

Ce qui reste à votre charge

Le profil UE est une aide technique ; il ne remplace pas votre propre analyse de conformité. Avant le début de la surveillance, ces étapes sont généralement nécessaires :

Définir la finalité et la base juridique, et vérifier que la surveillance est nécessaire et proportionnée. Dans une relation de travail, le consentement n’est pas automatiquement une base juridique adéquate.
Réaliser une mise en balance des intérêts légitimes et, si nécessaire, une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).
Informer les salariés au préalable, clairement et par écrit. MonBuddy ne leur affiche aucune information propre, seulement l’icône.
Consulter les représentants du personnel lorsque les règles applicables l’exigent.
Fixer des règles d’accès, de conservation et de suppression, y compris pour les sauvegardes du dossier Backups, ainsi qu’une procédure pour les demandes des personnes concernées.

Il s’agit d’indications générales, et non d’un conseil juridique. Demandez à votre conseil juridique quelles règles s’appliquent à vous.

Des questions sur le profil UE ?

Écrivez-nous si une licence a besoin d’un autre profil, ou si vous souhaitez savoir comment le profil s’accorde avec vos règles. Ou essayez-le vous-même : la démo de 7 jours d’un Core installé sans clé fonctionne avec le profil UE.

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