EU-Compliance-Profil

Das EU-Profil: Überwachung, die sichtbar und begrenzt bleibt

Lizenzen für Kunden in der EU und im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz erhalten standardmäßig das EU-Compliance-Profil von MonBuddy. Es ist Teil der digital signierten Lizenz und setzt Grenzen, die kein Administrator abschalten kann. Es ist darauf ausgelegt, eine DSGVO-konforme Nutzung zu unterstützen; Ihre eigene rechtliche Prüfung ersetzt es nicht.

Was das EU-Profil durchsetzt

Die Regeln stammen aus der signierten Lizenz und werden vom Core-Server und vom Agent auf jedem Computer durchgesetzt.

Das Taskleistensymbol lässt sich nicht ausblenden

Auf jedem überwachten Computer ist das MonBuddy-Symbol immer im Infobereich der Taskleiste vorhanden. Einen verdeckten Betrieb gibt es nicht: Keine MonBuddy-Einstellung kann das Symbol ausblenden, und der Agent hält es auch selbst dort. Wie jedes Taskleistensymbol kann Windows es je nach Einstellungen der Taskleiste im Überlaufbereich anzeigen.

Außerhalb der Arbeitszeit: nur aktive und inaktive Zeit

Außerhalb der in der Console festgelegten Arbeitszeiten (standardmäßig Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:30 Uhr) bleiben nur aktive und inaktive Zeit erhalten: keine Programme, Fenstertitel, Webadressen, Tasten- oder Mauszähler, Screenshots, Liveansicht, USB- oder Druckereignisse. Das lässt sich nicht abschalten, auch nicht für eine Abteilung.

Aufbewahrung mit Obergrenzen

Screenshots werden höchstens 90 Tage aufbewahrt, Aktivitätsdaten und Warnungen höchstens 365 Tage. Kürzere Fristen sind möglich, eine unbegrenzte Aufbewahrung ist nicht wählbar. Diese Grenzen gelten für die Live-Daten des Core: Die verschlüsselten Sicherungen behalten ihre Kopie, bis Sie sie löschen.

Kein getippter Text, keine Webcam, kein Mikrofon

MonBuddy erfasst nie, was getippt wird, nur die Anzahl der Tastenanschläge, und hat keine Webcam- oder Mikrofonaufnahme. Im EU-Profil sperrt die Lizenz zusätzlich diese Fähigkeiten und den verdeckten Modus, unabhängig von ihrem übrigen Inhalt.

So funktioniert das Profil

Teil der signierten Lizenz

Das Profil ist in Ihrer Lizenz festgehalten, und der Lizenzserver signiert jede Lizenzantwort digital. Der Core prüft die Signatur und wendet das Profil an. Die Console zeigt das Profil nur an; einen Schalter dafür hat sie nicht.

Wer es erhält

Standardmäßig jede Lizenz für einen Kunden in den 27 EU-Mitgliedstaaten, in Island, Liechtenstein, Norwegen, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz. Das Vereinigte Königreich und die Schweiz haben eigene Datenschutzgesetze (die UK-DSGVO beziehungsweise das Schweizer Datenschutzgesetz); das Profil ist dort dasselbe. Lizenzen für andere Länder erhalten das Standardprofil, in dem der Kunde die Aufbewahrung und die Regel für die Zeit außerhalb der Arbeitszeit selbst festlegt.

Das Profil ändern

Auf dokumentierte Anfrage können wir das Profil einer bestimmten Lizenz ändern. Der Lizenzschlüssel bleibt gleich, und der Core übernimmt die Änderung bei seiner nächsten Online-Lizenzprüfung, innerhalb weniger Minuten; bei einer Offline-Lizenz, sobald Sie die neue Lizenzdatei importieren. Eine Verlängerung oder Erweiterung der Lizenz ändert ihr Profil nie.

Auch in der 7-Tage-Demo

Die 7-Tage-Demo, die ein ohne Schlüssel installierter Core selbst anfordert, läuft immer mit dem EU-Profil, sodass Sie vor dem Kauf sehen, wie es funktioniert. Eine auf den Namen des Kunden ausgestellte Demo und eine gekaufte Lizenz, auch eine Demo, die zur bezahlten Lizenz wird, erhalten das Profil des Landes des Kunden.

In jeder Lizenz

Diese Datenschutzfunktionen hängen nicht vom Profil ab.

Screenshots werden schon auf dem überwachten Computer verschlüsselt. Screenshots, Webadressen und Aktivitätsdaten werden auf Ihrem eigenen Server gespeichert; der Anbieter von MonBuddy erhält sie nicht. Ausgenommen sind die Warnmeldungen der Console per E-Mail, wenn sie über das Mail-Relay von MonBuddy gehen: Sie laufen mit ihrem Inhalt über unseren Server, bei einer Warnung mit hohem Schweregrad etwa mit dem Computernamen, dem Windows-Benutzer und dem gefundenen Begriff.
Ein Zugriffsprotokoll zeigt, wer die Daten welches Computers geöffnet hat.
Alles, was zu den Windows-Konten eines Mitarbeiters gespeichert ist, lässt sich exportieren und löschen (Art. 15 und 17 DSGVO). Die Löschung betrifft die Live-Daten des Core; Sicherungen behalten ihre Kopie, bis Sie sie löschen.
Ausgeschlossene Programme und Websites, Unschärfe für Screenshots (im EU-Profil standardmäßig aktiv) und Abteilungsregeln, zum Beispiel ohne Screenshots oder Liveansicht.
USB- und Druckereignisse werden nur erfasst, wenn Sie sie einschalten.

Was Ihre Aufgabe bleibt

Das EU-Profil ist eine technische Hilfe und ersetzt Ihre eigene Compliance-Prüfung nicht. Bevor die Überwachung beginnt, sind in der Regel diese Schritte nötig:

Zweck und Rechtsgrundlage festlegen und prüfen, ob die Überwachung erforderlich und verhältnismäßig ist. Im Arbeitsverhältnis ist eine Einwilligung nicht automatisch eine geeignete Rechtsgrundlage.
Eine Interessenabwägung und, wo erforderlich, eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen.
Die Mitarbeiter vorab klar und schriftlich informieren. MonBuddy zeigt ihnen keinen eigenen Hinweis, nur das Taskleistensymbol.
Den Betriebsrat oder die Arbeitnehmervertretung einbeziehen, wo die geltenden Regeln es verlangen.
Regeln für Zugriff, Aufbewahrung und Löschung festlegen, auch für die Sicherungen im Ordner Backups, sowie ein Verfahren für Anfragen betroffener Personen.

Dies ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bitte fragen Sie Ihren Rechtsbeistand, welche Regeln für Sie gelten.

Fragen zum EU-Profil?

Schreiben Sie uns, wenn eine Lizenz ein anderes Profil braucht oder Sie wissen möchten, wie das Profil zu Ihren Regeln passt. Oder testen Sie es selbst: Die 7-Tage-Demo, die ein ohne Schlüssel installierter Core anfordert, läuft mit dem EU-Profil.

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