Profilo di conformità UE

Il profilo UE: un monitoraggio che resta visibile e limitato

Le licenze dei clienti in UE e SEE, nel Regno Unito e in Svizzera ricevono per impostazione predefinita il profilo di conformità UE di MonBuddy. Fa parte della licenza firmata digitalmente e fissa limiti che nessun amministratore può disattivare. È progettato per favorire un uso conforme al GDPR; non sostituisce la Sua valutazione legale.

Che cosa impone il profilo UE

Le regole provengono dalla licenza firmata e vengono applicate dal server Core e dall’Agent su ogni computer.

L’icona non si può nascondere

Su ogni computer monitorato l’icona di MonBuddy è sempre presente nell’area di notifica della barra delle applicazioni. Il funzionamento nascosto non esiste: nessuna impostazione di MonBuddy può nascondere l’icona, e l’Agent stesso la mantiene lì. Come qualsiasi icona di quell’area, Windows può mostrarla nell’area di overflow, a seconda delle impostazioni della barra delle applicazioni.

Fuori orario: solo tempo attivo e inattivo

Al di fuori degli orari di lavoro impostati nella Console (per impostazione predefinita dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 16:30) si conservano solo il tempo attivo e quello inattivo: nessun programma, titolo di finestra, indirizzo web, conteggio dei tasti o del mouse, screenshot, vista dal vivo, evento USB o di stampa. Non si può disattivare, nemmeno per un reparto.

Conservazione con limiti massimi

Gli screenshot si conservano al massimo 90 giorni, i dati di attività e gli avvisi al massimo 365 giorni. Si possono impostare periodi più brevi; la conservazione illimitata non si può scegliere. Questi limiti valgono per i dati correnti del Core: i backup cifrati mantengono la loro copia finché non li elimina.

Niente testo digitato, webcam o microfono

MonBuddy non registra mai ciò che viene digitato, solo il numero di tasti premuti, e non ha alcuna registrazione da webcam o microfono. Con il profilo UE la licenza blocca inoltre queste funzioni e la modalità nascosta, qualunque sia il resto del suo contenuto.

Come funziona il profilo

Parte della licenza firmata

Il profilo è registrato nella Sua licenza, e il server delle licenze firma digitalmente ogni risposta. Il Core verifica la firma e applica il profilo. La Console mostra soltanto il profilo; non ha un interruttore per cambiarlo.

Chi lo riceve

Per impostazione predefinita, ogni licenza rilasciata a un cliente nei 27 Stati membri dell’UE, in Islanda, Liechtenstein, Norvegia, nel Regno Unito o in Svizzera. Il Regno Unito e la Svizzera hanno proprie leggi sulla protezione dei dati (il GDPR britannico e la legge svizzera sulla protezione dei dati); il profilo è lo stesso. Le licenze per gli altri paesi ricevono il profilo standard, in cui il cliente imposta da sé la conservazione e la regola fuori orario.

Modificare il profilo

Su richiesta documentata possiamo modificare il profilo di una determinata licenza. La chiave di licenza resta la stessa, e il Core applica la modifica al successivo controllo online della licenza, entro pochi minuti; con una licenza offline, quando Lei importa il nuovo file di licenza. Il rinnovo o l’estensione di una licenza non ne cambia mai il profilo.

Anche nella demo di 7 giorni

La demo di 7 giorni che un Core installato senza chiave richiede da solo funziona sempre con il profilo UE, così può vedere il profilo all’opera prima dell’acquisto. Una demo emessa a nome del cliente e una licenza acquistata, anche una demo diventata a pagamento, ricevono il profilo del paese del cliente.

In ogni licenza

Queste funzioni per la privacy non dipendono dal profilo.

Gli screenshot vengono cifrati già sul computer monitorato. Screenshot, indirizzi web e dati di attività sono conservati sul Suo server; il fornitore di MonBuddy non li riceve. Fanno eccezione gli avvisi via e-mail della Console, quando passano dal relay di posta di MonBuddy: transitano dal nostro server con il loro contenuto, per esempio, per un avviso di gravità alta, il nome del computer, l’utente Windows e il termine rilevato.
Un registro degli accessi mostra chi ha aperto i dati di quale computer.
Tutto ciò che viene conservato sugli account Windows di un dipendente si può esportare e cancellare (articoli 15 e 17 del GDPR). La cancellazione riguarda i dati correnti del Core; i backup mantengono la loro copia finché non li elimina.
Programmi e siti esclusi, sfocatura degli screenshot (attiva per impostazione predefinita con il profilo UE) e regole per reparto, per esempio senza screenshot o vista dal vivo.
Gli eventi USB e di stampa vengono registrati solo se li attiva.

Che cosa resta a Suo carico

Il profilo UE è un aiuto tecnico; non sostituisce la Sua verifica di conformità. Prima di avviare il monitoraggio, di solito servono questi passi:

Definire la finalità e la base giuridica, e verificare che il monitoraggio sia necessario e proporzionato. Nel rapporto di lavoro il consenso non è automaticamente una base giuridica adeguata.
Svolgere una valutazione del legittimo interesse e, dove necessario, una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA).
Informare i dipendenti in anticipo, in modo chiaro e per iscritto. MonBuddy non mostra loro alcuna informativa propria, solo l’icona.
Coinvolgere le rappresentanze dei lavoratori dove le regole applicabili lo richiedono.
Stabilire regole per accesso, conservazione e cancellazione, anche per i backup nella cartella Backups, e una procedura per le richieste degli interessati.

Si tratta di indicazioni generali, non di consulenza legale. Chieda al Suo consulente legale quali regole si applicano nel Suo caso.

Domande sul profilo UE?

Ci scriva se una licenza richiede un profilo diverso o se desidera sapere come il profilo si adatta alle Sue regole. Oppure lo provi: la demo di 7 giorni di un Core installato senza chiave funziona con il profilo UE.

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